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Quelle est la différence entre la sauvegarde et l'archivage des mails?

À quoi bon procéder à l'archivage des mails dans une entreprise qui dispose déjà d'un dispositif performant de sauvegarde ? Cette question est fréquemment posée par celles et ceux qui ne connaissent pas les différences existant entre ces deux modes de conservation des données. Car sauvegarde et archivage ne sont pas les mêmes choses : ils ont recours à des technologies différentes, tandis que leurs objets et leurs finalités diffèrent également.

Lorsqu'il s'agit de conserver des mails, pour potentiellement les consulter à courte ou moyenne échéance, il faut recourir à la sauvegarde. Ce processus permet en effet de faire une, ou plus exactement des copies successives du serveur de messagerie. Il est donc nécessaire de renouveler l'opération régulièrement pour remettre à jour les données stockées, ce qui peut, parfois, se révéler contraignant. En outre, ces sauvegardes sont temporaires puisque, pour des raisons de capacités de stockage, le dernier mail remplace le plus ancien.

Solutions complémentaires

Le recours aux seules sauvegardes ne peut pas, par conséquent, suffire aux entreprises qui doivent parfois récupérer des données très anciennes, en cas de litiges ou à la demande de clients. Pour que l'accès à ce type d'informations soit possible, il faut alors recourir à l'archivage. Les avantages de cette option sont multiples. Ainsi, une solution professionnelle procède à une copie parfaite et systématique de chaque mail. Dans le cadre de simples sauvegardes en revanche, un mail qui a été supprimé avant d'être sauvés est définitivement perdu.

En plus de garantir une préservation longue durée, l'archivage permet un accès et une disponibilité optimisés des informations conservées. Un accès qui est en outre sécurisé et crypté, ce qui assure une inviolabilité desdites informations.

Distincts par l'esprit et l'usage, archivage et sauvegarde ne sont pas, pour autant, exclusifs l'un de l'autre. Au contraire : ils sont parfaitement complémentaires.